Quando la condivisione file supera l’immaginazione - Tecnica Fotografica

Quando la condivisione file supera l’immaginazione

La condivisione file per te significa spedire documenti, file e immagini semplicemente allegandoli alla tua email? O sei il tipo aggiornato che quando sente parlare di “condivisione file” si sente a posto perché usa strumenti tipo Dropbox, GoogleDrive, Copy (il servizio Copy verrà dismesso nel corso del 2016) oppure OneDrive con i loro oltre 10 GB di spazio gratuito?

condivisione

Photo by Kevin Bhagat

Forse è il caso che tu veda la condivisione file sotto un’altro punto di vista. Non conta lo spazio.. quello aumenta da solo e comunque è un “falso problema” (o “falso valore aggiunto”). Quello che conta sono altri aspetti, specie per un uso fotografico, e con questo articolo di darò un’altra prospettiva che probabilmente condividerai.

Beh… per iniziare, se sei una persona che finora ha fatto la condivisione file allegandoli alle mail che spediva, ti spiego perché non è una pratica corretta e spesso fastidiosa, oltre a farti perdere del tempo utile.

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CONDIVIDERE IN MODO CORRETTO ED ESSERE APPREZZATI

L’ho fatto sempre anch’io. Se dovevo spedire una foto ad un cliente/amico/conoscente la allegavo semplicemente alla mail e via senza preoccuparmi se il file allegato pesava 3 o 50 mb; lo stesso valeva anche per i file o documenti ed è (era) una cosa assolutamente normale, però non è il modo corretto per fare condivisione file.

Il motivo è che non vedi la cosa dal punto di vista del destinatario, così magari non tieni in considerazione tra punti fondamentali dell’utente medio:

  • Moltissimi non hanno una connessione internet adeguata (siamo in Italia);
  • Tanti usano tablet o smartphone per gestire le mail;
  • Pochi hanno delle caselle mail con capienze elevate;
  • Nessuno fa della manutenzione adeguata alla propria caselle di posta.

1. Non avere una connessione internet adeguata, se è una condizione che ti riguarda, ti rende difficile anche lo stesso invio delle mail con allegati pesanti. Perdite di tempo assurde per inviare dei messaggi, client email che spesso si piantano o, peggio ancora, consumo di tutta la banda utile (specie se usi chiavette internet), quindi probabilmente avrai trovato le soluzioni che ti andrò a spiegare nei prossimi paragrafi.

Ma è ancora peggio se non è una condizione che ti riguarda! Sono riuscito ad avere la banda larga solo a SETTEMBRE 2014! Si esattamente solo un mese fa sono riuscito ad avere la banda larga “flat” (che significa poter avere una connessione 24 ore su 24 pagando un abbonamento fisso mensile).Prima ho sempre dovuto arrangiarmi con 2 chiavette internet e due abbonamenti (smartphone + tablet) aggiuntivi.

Purtroppo non è una situazione rara, ma piuttosto diffusa in Italia, pertanto è assolutamente poco simpatico ricevere un’email con un allegato pesantissimo che ti consuma tutta la banda o che ti blocca il ricevimento di tutte le altre in coda. E’ un dato di fatto che tante persone finiscano per non leggere e in certi casi cancellare, le email con allegati troppo pesanti perché intasano la casella di posta.

Se non vuoi rientrare velocemente, senza passare per il via, nella grossa % di professionisti che vengono ignorati senza tanti rimpianti, dovrai imparare a metterti nei panni di un destinatario che ha una connessione debole e limitata per la ricezione dei messaggi, ed adeguarti adottando le soluzioni ideali (che ti spiegherò nei prossimi paragrafi) per agevolarlo.

2. Tablet e Smartphone stanno diventando gli strumenti principali per gestire la comunicazione e questi terminali sono solo in minima parte collegati alla rete in WiFi a banda larga. La maggioranza si connette al web attraverso connessioni “mobile”, ovvero sfruttando degli abbonamenti a consumo del tutto simili a quelli delle chiavette internet. Come per il punto (1) devi metterti nei panni del destinatario adottando le soluzioni ideali per non metterlo in difficoltà (che significherebbe metterlo a “disagio”… pessima scelta…).

3. Gmail la conoscono tutti, la casella di posta fornita da Google e che per prima dava una capienza di 1 GB di spazio ad ogni utente. Spettacolare! Ora mi pare siamo arrivati a 15 GB, ma purtroppo ci sono ancora troppe persone che fanno uso di caselle mail con capacità limitate e che, legandomi al punto (4) che leggerai di seguito, crea un mix micidiale ideale che porta alla mancata consegna delle tue email con allegati pesanti.

Anche la mia mail personalizzata, tipo [email protected] non è sinonimo di spazio, anzi… proprio il contrario. E’ una cosa che devi tenere in considerazione, specie se lavori e/o collabori con le aziende. Tante organizzazioni, dove ci sono tanti uffici e tante persone con la loro email personalizzata, stabiliscono dei limiti di spazio e banda per ciascuna casella, che impedisce quindi di ricevere e spedire email con allegati superiori ai 5–10 o 20mb. Se spedisci una mail con allegati che superano tali limiti il destinatario semplicemente non la riceve.

4. Fare manutenzione alle mail non è nella cultura della maggioranza delle persone. In certi casi mi capita di spedire una mail ad una persona e di ricevere una notifica di errore che mi dice che la casella del destinatario è troppo piena… Questo è dovuto sia per i motivi spiegati nel punto (3), caselle mail troppo poco capienti, ma anche dal fatto che poche persone fanno una manutenzione ordinaria e sistematica della propria casella mail eliminando i messaggi inutili e di spam. Non ci puoi fare nulla ovviamente, ma invii email con allegati molto pesanti è più facile che sforare il limite.

A questo punto credo che siano chiari i motivi per i quali spedire una mail allegando il documento, file o foto direttamente nella stessa non è una scelta intelligente da fare:

  • Il destinatario potrebbe cestinare la tua mail perché l’allegato gli intasa la ricezione delle mail;
  • Il destinatario potrebbe non riceverla mai (limiti di banda/spazio regolati dall’azienda);
  • Il destinatario ti odierà vita-natural-durante perché gli mangi tutto lo spazio che ha;
  • Il destinatario non riesce a scaricare la tua mail perché usa il tablet e l’allegato è troppo grande;

Esistono fortunatamente delle soluzioni molto valide, ma che con il tempo si sono evolute così tanto da offrire anche dei servizi aggiuntivi, non pensati inizialmente, ed ora te le illustrerò anche una soluzione che io trovo molto valida. Prima però, se non l’hai già fatto, ti chiedo di cliccare su +1 nel tasto qui sotto dare una mano al mio blog… e non occupi spazio a nessuno. 🙂

FILESHARING OVUNQUE

Non ha niente a che fare con qualche libro di Stephen King (Shining), ma sta solo ad indicare una soluzione tecnica rivolta proprio a smantellare i file pesanti nelle email.

Il funzionamento è molto semplice:

  • carichi il file on-line
  • inserisci la mail del destinatario
  • il destinatario riceve un link per scaricare il file on-line

 

Condivisione File
Semplice no? In pratica hai modo di usufruire di uno spazio on-line gratuito, un esempio è il famoso Wetransfer, dove depositare il file e far ricevere al destinatario un link personalizzato per il download del file. In questo modo puoi gestire allegati fino a 2 GB senza intasare la mail di nessun destinatario.

Funziona talmente bene ed in modo semplice che ne fanno uso tantissimi utenti, ma la sua semplicità è il suo stesso difetto infatti ha molti limiti, alcuni spiegati anche in questo articolo di saggiamente. Specie per un uso efficace e con un occhio anche all’aspetto professionale, presenta alcuni limiti che posso riassumere in:

  • Impossibile condividere delle cartelle
  • C’è un limite di tempo (7gg) dopo i quali l’allegato viene cancellato
  • C’è un limite di destinatari dopo i quali bisogna passare alla versione a pagamento
  • Non puoi accedere ai file inviati per modificarli o cancellarli
  • Non pui integrare i link nelle tue mail (il destinatario riceve una mail da wetransfer).

Esistono soluzioni alternative che ti fanno superare i limiti sopra riportati? Fortunatamente si!

FILESHARING FANTASTICO, MA IL CLOUD NON HA LIMITI.

La soluzione è davanti ai tuoi occhi e consiste nel sfruttare dei servizi Cloud che stanno diventando tanto di moda in questo periodo; in pratica uno spazio on-line dove salvare file importanti che ti possono servire e che puoi anche condividere con i tuoi clienti, amici o colleghi.

Anche in questo caso la procedura è semplicissima: ti apri un account su un sito che offre il servizio e cominci a caricare i file. I vantaggi rispetto a Wetransfer riguardano proprio la condivisione file, infatti puoi:

  • Condividere anche cartelle complete;
  • Decidi tu per quanto tempo lasciare condiviso il file o cartella;
  • Puoi decidere tu chi può accedere o meno alla cartella o file;
  • Puoi modificare i file on-line, cancellarli o aggiungerne alla cartella;
  • Puoi accedere da ovunque ai file on-line anche tramite smartphone e tablet;

Nessun limite? Beh.. no… il più evidente è lo spazio offerto e purtroppo è anche l’aspetto che tendenzialmente andrai, d’istinto, a valutare senza dare importanza ad altri fattori, a mio parere più importanti.
IL CLOUD PER CHI HA LA TESTA FRA LE NUVOLE
Per cominciare ecco un elenco dei migliori siti che offrono questo servizio Cloud con alcuni miei punti di vista:

OneDrive

E’ un servizio Cloud di casa Microsoft con tutte le garanzie del caso. Lo spazio offerto è tantissimo (15GB) ed è integrato perfettamente con il pacchetto Office dando modo di salvare on-line direttamente i documenti e quant’altro.

Condivisione file
In pratica è una replica efficace — e forse migliore — del servizio iCloud di Apple che esiste da tempo.

Per il resto non differisce tanto dagli altri servizi concorrenti, infatti permette di condividere i file archiviati principalmente in due modalità:

  • condividere i file in “sola lettura” (ovvero il destinatario non può modificare il file)
  • condividere i file “con autorizzazione alla modifica” (ovvero il destinatario può modificare il file)

Inizialmente la soluzione di casa Microsoft non era molto efficiente, ma parlo di anni fa, ora è tutta un’altra cosa e sicuramente è un’alternativa da tenere in considerazione, specie se sei un’utente Microsoft Office.

Copy (dismesso)

Condivisione file
Il servizio è stato dismesso nel corso del 2016

E’ molto simile a OneDrive, sia come funzionamento ed interfaccia. L’ho utilizzato per molto tempo con soddisfazione, anche perché mi regalava dello spazio aggiuntivo ogni amico che si iscriveva tramite il mio invito. Una sorta di ricompensa insomma.

Non mi sembra offra nulla in più di OneDrive o GoogleDrive, però offre tanto spazio e nulla ti vieta di usare più di una soluzione per le tue necessità.

GoogleDrive

E’ il servizio Cloud di casa Google come per OneDrive offre tanto spazio e permette varie modalità di condivisione dei file.

Condivisione file
I vantaggi e potenzialità di questa soluzione stanno nel fatto che è perfettamente integrata con tutte le soluzioni Google, pertanto si può sfruttare GoogleDrive con:

  • Gmail
  • Google/Office (Fogli/Moduli/Documenti/Presentazioni)
  • Dispositivi Android

Se decidi di affidarti a questa soluzione, specie se usi Gmail dall’interfaccia on-line, avrai tante soddisfazioni. L’ho utilizzata per un po’ di tempo, principalmente per l’enorme quantità di spazio disponibile, ma poi sono tornato alla soluzione che usavo prima e che spiegherò di seguito.

DROPBOX

Tra tutti è quello che apparentemente offre il minor spazio di archiviazione (2 GB di partenza, ma puoi arrivare fino a 16 GB gratuiti), ed è il mio preferito.

Dropbox ha secondo me la migliore interfaccia e sistema di integrazione con il sistema operativo esistente. Una volta installata l’applicazione sul proprio computer si sincronizza automaticamente con la cartella on-line ed integra delle funzioni di condivisione file direttamente nel menù del tasto destro del mouse.

Di Dropbox, considerato che sto parlando della condivisione file, trovo eccezionale ed estremamente funzionale proprio la gestione di questo aspetto: l’interfaccia on-line nel piano gratuito ti permette di visualizzare nell’area LINK tutti i file condivisi in quel momento dandoti modo di annullarne velocemente la condivisione quando vuoi tu.

Condivisione file
Questa funzione è secondo me fondamentale visto che spesso ti capiterà inviare ad amici/clienti/colleghi delle copie dei documenti importanti, file o gallery fotografiche e col tempo perderai la cognizione di quanti sono i file, cartelle o foto condivise; poter avere una visuale chiara di quali sono i file “distribuiti” di permette anche di annullare quelle non più necessarie.

A dire il vero Dropbox offre l’opportunità di sfruttare un servizio di condivisione file molto più raffinato; la possibilità di accedere ai file solo se muniti di password, e fin qui nulla di straordinario, oppure la possibilità di impostare una scadenza temporale al link.

Link_-_Dropbox
Non è comoda questa cosa? Peccato che sia una funzionalità prevista solo per il piano a pagamento (9,99 Euro al mese).

TANTO SPAZIO PER NON SENTIRSI SOFFOCARE, MA COL RISCHIO DI PERDERSI

Se sei arrivato a questo punto ormai hai chiare le varie soluzioni che puoi sfruttare e so per certo che l’istinto ti dice di scegliere la soluzione che offre più spazio. Purtroppo questo è stato capito da molti siti web che hanno giocato su questo aspetto offrendo quantità incredibili di spazio gratuitamente pur di ottenere nuovi utenti.

Però non è questo quello che conta. Almeno secondo me e le esigenze di un professionista.

Disporre di 20 GB di spazio fa davvero la differenza rispetto al poterne usare solo 2 GB? Credo proprio di no!

Questi spazi on-line non li andrai ad utilizzare per archiviare file, ma solamente come una zona franca dove poter lasciare dei file importanti che ti possono tornare utili in tanti contesti, dalla condivisione fino al poterli recuperare quando sei distante dal tuo computer o casi simili. Probabilmente lo userai anche per condividere immagini con qualche amico/collega/cliente, ma non staranno li in eterno. Ad oggi, su 4 GB disponibili di Dropbox, ne ho usato solo un 4% circa.

Ritengo che sia molto più importante che tu valuti la velocità di sincronizzazione e di upload/download dei file. Tra tutti io trovo Dropbox, nonostante sia quello che sembra offrire meno spazio gratuito (si possono avere fino a 16 GB gratuiti), la soluzione più pratica e dalle prestazioni migliori.

Tra l’altro, usando delle applicazioni per l’organizzazione personale, programmi di cui parlerò nei prossimi articoli, ho riscontrato che quasi tutti si integrano perfettamente con Dropbox per la condivisione delle impostazioni e/o settaggi.

Per concludere Dropbox da moltissime garanzie per il futuro, specie se dovessi optare per fare un upgrade alla versione PRO che mi permette di usufruire di 1 TB di spazio, ma sopratutto della possibilità di condividere file con dei limiti di tempo predefiniti da me.

Condivisione file
Ti consiglio di testare il servizio Dropbox cliccando qui questo link!

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Alessio

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